Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Nachstehend informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von www.kl-systems.de verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage, und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Koch - Löffelholz GmbH
Kirchhofsweg 8, 60437 Frankfurt a.M.
Geschäftsführung: Armin Fuhrmann, Arno Fuhrmann
Telefon +49 69 98660 463 · info@kl-systems.de

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Hosting und Server-Logfiles

Die Website und die Anwendungen dahinter (Kundenbereich, Newsletter) betreiben wir auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf der Website speichert der Server automatisch folgende Angaben in Protokolldateien:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Adresse (URL), Protokoll und Status (z. B. Fehlermeldungen),
• übertragene Datenmenge,
• Browser und Betriebssystem,
• ggf. die Seite, von der Sie zu uns gekommen sind.

Diese Daten brauchen wir, um die Website auszuliefern, Störungen zu erkennen und Angriffe abzuwehren. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

3. Cookies und lokale Speicherung

Unsere Website speichert kleine Datensätze in Ihrem Browser (Cookies und lokaler Speicher). Technisch notwendige Einträge setzen wir ohne Einwilligung, weil die Website bzw. die von Ihnen gewünschte Funktion sonst nicht funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO). Alle anderen Einträge setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Beim ersten Besuch fragen wir Sie im Cookie-Hinweis, ob Sie der Analyse zustimmen („Akzeptieren“) oder nicht („Ablehnen“). Ihre Wahl können Sie jederzeit ändern und eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Cookie-Einstellungen öffnen (auch im Footer jeder Seite). Beim Widerruf löschen wir die Analyse-Cookies in Ihrem Browser.

4. Google Tag Manager und Google Analytics

Nur wenn Sie im Cookie-Hinweis zustimmen, laden wir den Google Tag Manager und darüber Google Analytics 4. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Ohne Ihre Zustimmung wird keines der beiden Programme geladen.

• Google Tag Manager ist ein Werkzeug, mit dem wir Google Analytics in die Website einbinden. Er setzt selbst keine Cookies, verarbeitet beim Laden aber Ihre IP-Adresse, um die Programmdateien auszuliefern.
• Google Analytics 4 zeigt uns, wie unsere Website genutzt wird: welche Seiten aufgerufen werden, wie lange, über welche Wege Besucher kommen, mit welchen Geräten und aus welcher Region (grob). Dazu werden Nutzungsdaten und eine zufällige Kennung (Cookies _ga, _ga_ECZ46MCV5Z) an Google übermittelt. Google Analytics 4 speichert keine IP-Adressen; diese werden nur kurz zur Bestimmung der groben Region verwendet und dann verworfen. Wir nutzen Google Analytics nicht für Werbung und verknüpfen die Daten nicht mit anderen Daten über Sie.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen können. Die Analysedaten werden nach der in Google Analytics eingestellten Aufbewahrungsdauer automatisch gelöscht. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter; es kann dabei zu Übermittlungen an die Google LLC in den USA kommen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

5. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns machen (Pflicht: E-Mail-Adresse; freiwillig: Anrede, Name, Telefon, Unternehmen, Branche, Umsatz, Projektart, Budget, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Das Kontaktformular übermittelt Ihre Angaben als E-Mail an unser Postfach info@kl-systems.de.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten). Wir löschen die Daten, wenn Ihre Anfrage erledigt ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen (siehe Abschnitt 8).

6. Kundenbereich

Für den Kundenbereich können Sie ein Konto anlegen. Dafür verarbeiten wir Ihren Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als verschlüsselter Prüfwert gespeichert, nie im Klartext). Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir Ihnen E-Mails mit einem Link.

Wenn Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten, speichern wir zusätzlich den geheimen Schlüssel Ihrer Authenticator-App (verschlüsselt) bzw. bei Passkeys nur den öffentlichen Schlüssel Ihres Geräts – Ihr Fingerabdruck oder Gesichtsbild verlässt Ihr Gerät nie –, sowie Ihre Backup-Codes (nur als Prüfwerte). Ihre Anmeldung halten wir über die Cookies jwt, id und username (siehe Abschnitt 3). Zum Schutz vor Angriffen begrenzen wir die Zahl der Anmeldeversuche je IP-Adresse; die IP-Adresse wird dafür nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Kundenbereichs) und für die Sicherheitsmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihr Konto und die zugehörigen Daten löschen wir auf Ihren Wunsch, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Newsletter

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen unseren Newsletter mit Neuigkeiten zu KL-PROFILINE, Praxiswissen rund um ERP und Terminen. Sie können ihn auf der Website, bei der Registrierung (freiwilliges Häkchen) oder im Kundenbereich bestellen. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Erst nach Klick auf den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail erhalten Sie den Newsletter. Bestellen Sie ihn im Kundenbereich mit einer bereits bestätigten E-Mail-Adresse, gilt Ihr Klick als Einwilligung.

Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse sowie als Nachweis Ihrer Einwilligung den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, den Wortlaut der Einwilligung und wo Sie sich angemeldet haben. Wir messen nicht, ob oder wann Sie den Newsletter öffnen oder welche Links Sie anklicken.

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen: über den Link in jeder Ausgabe, über die Abmeldefunktion Ihres E-Mail-Programms oder im Kundenbereich. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Nach der Abmeldung bewahren wir Ihre Adresse und die Zeitpunkte auf, um nachweisen zu können, dass eine Einwilligung vorlag, und um Ihnen nichts mehr zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); auf Wunsch löschen wir sie vollständig.

8. Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorschriften

Kommt es zu einem Vertrag, bewahren wir Daten, die steuer- und handelsrechtlich aufbewahrt werden müssen (z. B. Geschäftsbriefe, Rechnungen), für die gesetzlichen Fristen von sechs bzw. acht Jahren auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO) und löschen sie danach.

9. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur die Stellen, die sie für die genannten Zwecke brauchen: unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unser Hosting-Anbieter (Abschnitt 2), die Anbieter der E-Mail-Server, über die wir E-Mails senden und empfangen, sowie – nur mit Ihrer Einwilligung – Google (Abschnitt 4). Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Wir verkaufen keine Daten.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3) – für Cookies über die Cookie-Einstellungen, für den Newsletter über den Abmeldelink,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sowie jederzeit gegen Direktwerbung (Art. 21).

Wenden Sie sich dazu einfach an info@kl-systems.de oder die Anschrift oben.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten zu geben. Ohne die als Pflicht gekennzeichneten Angaben können wir eine Anfrage allerdings nicht beantworten bzw. kein Konto anlegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Stand: 26. September 2026