E-Rechnung, Recht und Sicherheit

Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, die automatisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, ab 2028 alle.

XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung.

Ja. KL-PROFILINE erzeugt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Auftragsbearbeitung – für die Empfangspflicht seit 2025 und die Ausstellungspflicht ab 2027.

Seit 2025 gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Lassen Sie Einzelfälle von Ihrem Steuerberater prüfen.

Das hängt von Betriebsmodell, Zugriffsrechten, Datensicherung und IT-Sicherheit ab. Beim Betrieb auf eigenen Servern behalten Sie die volle Kontrolle; wir unterstützen Sie bei Verschlüsselung, Datensicherung und Absicherung.

Sie entscheiden: auf Ihren eigenen Servern (On-Premise), in der Cloud oder hybrid. Beim Betrieb im eigenen Haus bleiben Ihre Geschäftsdaten vollständig unter Ihrer Kontrolle – ein wichtiger Punkt für digitale Souveränität.

Die DSGVO betrifft den Umgang mit personenbezogenen Daten wie Kundenkontakten. Entscheidend sind Zugriffsrechte, Löschkonzepte und ein sicherer Betrieb. Ein ERP-System unterstützt Sie dabei, die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.

Zugriffsrechte sollten so eingestellt sein, dass Mitarbeiter nur die Funktionen nutzen, die sie für ihre Aufgaben brauchen. Wir richten die Berechtigungen gemeinsam mit Ihnen ein.